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Einheitliche E-Mail-Layouts, Interne- und Externe
Signatur unterscheiden, unterschiedliche Signaturen,
Mobile Device-Unterstützung, Vorlagen verwalten
und zeitgesteuert verwenden, 4-Augen-Prinzip,
Attachment Policy und mehr!
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Die Lösung die Ihnen quasi unbegrenzte
Möglichkeiten bietet:
  • zentrale Abbildung der Konzernstruktur (Firmen/Bereiche/Person)
  • mehere Signaturen je User möglich
  • mehrsprachig einsetzbar
  • Keine Änderung der Mailschablone erforderlich!
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    Elektronische Post birgt Risiken in sich, wenn bestimmte Regeln außer acht gelassen werden:
  • Geschäftskritische Informationen werden sorglos versendet!
  • Umsetzung von Zeichnungsberechtigungen möglich!
  • Schaffen Sie Rechtssicherheit für Ihre Anwender!
  • Korrekte
    Positionierung der
    Signatur auch bei
    Verwendung
    unterschiedlicher
    Mail-Frontends!

     

    Elektronische Post

    Die E-Mail wird für die geschäftliche Korrespondenz immer bedeutsamer. Längst ist diese schnelle Kommunikationsform wichtiger geworden als der Nachrichtenaustausch per Brief oder Fax.

     

    hammer

    Was versteht man unter E-Mail Compliance?

    Beim Versand und der Ablage von Nachrichten in elektonischer Form (E-Mail) müssen Gesetze und Vorschriften nachhaltig berücksichtigt werden:

    -> Elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG)
    -> Grundsätze ordnungsgemäßiger DVgestützer Buchführungs-systeme (GoBS ), eine Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums der Finanzen.


    Aufgrund der steigenden Bedeutung von E-Mails wurde in verschiedenen Gesetzestexten eine Ergänzung/Klarstellung vorgenommen:
    Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen sind unabhängig von der Form zu machen!


    strich

    Geschäftsbriefe als E-Mail versenden

    Elektronische Post (E-Mail) wird für die geschäftliche Korrespondenz immer bedeutsamer. Längst ist diese schnelle Kommunikationsform wichtiger geworden als der Nachrichtenaustausch per Brief oder Fax. Jedoch, neben dem bekannten Ärger mit Spam und Viren ist man auch mit weiteren Begleiterscheinungen konfrontiert:
    • Geschäftskritische Informationen werden sorglos versendet 
    • Überquellende und unsortierte Postfächer mit wichtigen Informationen entwickeln sich 
    • Unterschiedliche Handhabung der E-Mails (Anwendungskenntnisse, Formatierung, Ablagestrukturen)
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    strich

    mail_list_256 Pflichtangaben in E-Mails

    Wesentliche Ergänzung/Klarstellung in den Gesetzestexten: Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen sind unabhängig von der Form zu machen! Laut Definition einschlägiger Literatur sind Geschäftsbriefe alle nach außen gerichteten schriftlichen Mitteilungen, die einen geschäftsbezogenen Inhalt aufweisen. Unerheblich ist, ob erst eine Geschäftsbeziehung hergestellt werden soll oder ob eine solche bereits besteht.

    Welche Pflichtangaben eine E-Mail enthalten muss, hängt von der konkreten Rechtsform des Unternehmens ab.

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    treeMailS im Einsatz bei der BIG BAU-UNTERNEHMENSGRUPPE

    Die BIG BAU zählt heute zu den größten und erfolgreichsten Immobilienunternehmen in Norddeutschland.

    treeMailS schafft Rechtssicherheit!

    Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der zentralen Bereiche sowie Sekretariate arbeiten im Auftrag mehrerer Gesellschaften. Insgesamt wurden für die mehr als 10 Tochter- und Beteiligungsgesellschaften knapp 50 Siganturen mit unterschiedlichen Layouts (Corporate Design) erstellt und den Firmen- und Personenprofilen zugeordnet. Somit steht den Nutzern jederzeit die richtige Signatur zur Verfügung.

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    E-Mail-Archivierung

    Das Thema E-Mail-Archivierung gewinnt zunehmend an Bedeutung, da sich immer mehr Unternehmen darüber bewusst werden, dass sie ihren zahlreichen gesetzlichen Pflichten (Risikomanagement, Compliance) nachkommen müssen. Neben der in treeMailS integrierten, Client-bezogenen, zentralen Ablagemöglichkeit von E-Mails in Lotus Notes Datenbanken bietet die treeConsult die rechtssichere Ablage von E-Mails in einem herstellerneutralen Produkt an. Mit der EMA® von Artec IT Solutions sind Sie unabhängig von der jeweils betriebenen Mailserver-Infrastruktur. Wir beraten Sie gerne dazu.
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    meeting_ok_256 4-Augen-Prinzip

    Zur Umsetzung von internen Regelungen für die Freigabe und den Versand von elektonischen Geschäftsbriefen steht Ihnen mit dem 4-Augen-Prinzip ein flexibles Werkzeug zur Verfügung.

    Bestimmten Personenkreisen können Sie unterschiedliche Berechtigungsstufen im Rahmen des E-Mailversands zuordnen. Dadurch haben bestimmte Personenkreise die Option oder können gezwungen werden, jede extern versendete E-Mail für einen Kunden bzw. Lieferanten bei einem Vorgesetzten zur Genehmigung (4-Augen-Prinzip) vorzulegen, bevor diese versendet wird.

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    Fazit: Geschäftsbriefe unterliegen Gesetze und Vorschriften, repräsentieren das Unternehmen und können Informationen enthalten, die zu kritischen Situationen führen! Mit treeMailS steht Ihnen ein Werkzeug zur Verfügung, das Ihnen hilft diese Risiken zu minimieren.

     

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