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Einheitliche E-Mail-Layouts, Interne- und Externe
Signatur unterscheiden, unterschiedliche Signaturen,
Mobile Device-Unterstützung, Vorlagen verwalten
und zeitgesteuert verwenden, 4-Augen-Prinzip,
Attachment Policy und mehr!
Weitere Informationen
Die Lösung die Ihnen quasi unbegrenzte
Möglichkeiten bietet:
  • zentrale Abbildung der Konzernstruktur (Firmen/Bereiche/Person)
  • mehere Signaturen je User möglich
  • mehrsprachig einsetzbar
  • Keine Änderung der Mailschablone erforderlich!
    Weitere Informationen
    Elektronische Post birgt Risiken in sich, wenn bestimmte Regeln außer acht gelassen werden:
  • Geschäftskritische Informationen werden sorglos versendet!
  • Umsetzung von Zeichnungsberechtigungen möglich!
  • Schaffen Sie Rechtssicherheit für Ihre Anwender!
  • Korrekte
    Positionierung der
    Signatur auch bei
    Verwendung
    unterschiedlicher
    Mail-Frontends!

     

    Die treeMailS Key-Features im Überblick

    Mit treeMailS können Sie E-Mail Signaturen, Werbetexte und Haftungsausschlüsse, sowie Regeln für die E-Mail Kommunikation für Ihr Unternehmen standardisieren und zentral verwalten

     

    database cancel 48 mail body 48 alliance 48 mail body ok 48
    Keine Schablonenänderung 
    erforderlich
    Unterscheidung Interne und
    Externe Signatur
    Unterschiedliche Signaturen
    Konzern, Bereiche,Funktionen
    Signatur steht an der 
    richtigen Stelle

    strich

    email attachment search 48 blacklist 48 actor 48 account mail zoom 48

    Attachement-Policy

    Ausschlußlisten

    Address Masking

    E-Mail-Quota

    strich

    paper clip config 48 broadcast 48 cabinet 48 column chart config 48

    Vorlagenmanagement
    (Flyer, Banner, Slogans)

    4-Augen-Prinzip

    Mail-Archivierung

    Log-Management
    E-Mail-Journaling

    strich

    mobile device 48 contacts 48 role config 48 new mail config 48

    Mail-Frontends
    Lotus Notes, Mobiles, ERP, etc.

    Datenimport
    Betankung + Datenpflege

    Admin-Portal
    Rollen + Berechtigungen

    Layout-Editor
    Signatur-Konfigurator

    strich


    Keine Schablonenänderung erforderlich

    Der Signaturmanager treeMailS ist speziell für IBM Lotus Domino Notes-Infrastrukturen entwickelt worden, orientiert sich am Standard und erfordert keine Änderung an der Mailschablone!

    Sie haben den Vorteil jederzeit updatefähig zu sein und verschiedene Lotus Notes-Versionen gleichzeitig bedienen zu können! Sämtliche Funktionalitäten des Signaturmanagers sind auch Offline verfügbar, also ohne aktive Netzwerkverbindung zum Domino Server.

    Die mit treeMailS erstellten E-Mails werden immer im Originalzustand (= Mail im Postausgang des Nutzers) versandt und archiviert. Neben der rechtlichen Erfordernis hinsichtlich Archivierung hat dies zum Vorteil, dass der Nutzer sieht, was er verschickt hat. Die Signatur ist Bestandteil der Mail im Postausgang.

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    database cancel 256


    strich

    Unterscheidung Interne und Externe Signatur

    In der Praxis hat es sich eingebürgert, zumindest zwei Signaturen zu verwenden. Eine für interne E-Mails und eine für externe. In internen E-Mails können z.B. Zeichnungsberechtigungen, Firmenname, Straße, Postleitzahl und Ort entfallen. Hierfür brauchen Sie nicht mehrere Signaturen erstellen, es genügt mittels dem Signaturkonfigurator die einzelnen Felder für den Verwendungszweck zu kennzeichnen. Desweiteren ist es Ihnen möglich zu bestimmen, welche Domains wie als Intern zu betrachten sind.

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    industry 256 Lotus

    strich

     

    Unterschiedliche Signaturen

    Mit treeMailS setzen Sie auf eine mandantenfähige Lösung die Ihnen quasi unbegrenzte Möglichkeiten zur Abbildung einer internationalen Gruppenstruktur anbietet:

    • zentrale Abbildung der Konzernstruktur (Firmen/Bereiche/Person)
    • zentrale Verwaltung und Zuordnung aller Signaturen und Layouts
    • mehere Signaturen je User möglich
    • mehrsprachig einsetzbar

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    alliance 256

    strich

    Signatur steht an der richtigen Stelle

    treeMailS schreibt die Signatur beim "Weiterleiten" oder „Antworten“ in den Text der neuen Nachricht, so wie es auch im Lotus Notes Standard vorgesehen ist.

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    mail body 256

    strich

    Attachement Policy

    Sie können den Versand von bestimmten Anhängen grundsätzlich ausschließen bzw. in Abhängigkeit von Kriterien den Versand von E-Mails reglementieren und steuern (4-Augen-Prinzip).

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    email attachment search 256

    strich

    Ausschlußlisten

    Es besteht die Möglichkeit Domains zu benennen, die durch treeMailS nicht bearbeitet werden, d.h. nicht mit einer internen bzw. externen Signatur bzw. Vorlage versehen werden (z.B. SMS- bzw. Faxdomains).

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    blacklist_256

     strich

    Address Masking

    Der optionale Umschlüsselungmechanismus beim Versenden einer E-Mail auf einen anderen Absender macht treeMailS für CallCenter-Applikationen oder Gruppen-Postfächer interessant. Desweiteren kann treeMailS in den Mailversand von Lotus Domino Applikationen eingebunden werden.

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    actor_256

    strich

     

    E-Mail Quota


    Zusätzlich zu der bekannten Maßnahme, Nutzern in Abhängigkeit des jeweiligen Aufgabegebietes, limitierte Datenkontigente ( Quotas) zur Verfügung zu stellen, bietet Ihnen treeMailS die Möglichkeit schon beim Versand von Nachrichten zu reagieren.

    Sicherlich ist Ihnen die Tatsache bekannt, dass Nutzer versehentlich sehr große Anhänge mit einer E-Mail an einen oder mehrere Empfänger versenden, die dann das System blockieren und die Postfächer zum Überquellen bringen. Mit treeMailS haben Sie die Möglichkeit, E-MailS an der Quelle zu blockieren bzw. den Nutzer darauf aufmerksam zu machen.
     

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    account_mail_zoom_256

    strich

    Vorlagenmanagement

    (Flyer, Banner, Slogans)

    teeMailS bietet die Möglichkeit automatisch und benutzerspezifisch Werbevorlagen per E-Mail zu versenden. Hinterlegen Sie zeitgesteuerte Marketingmaterialien z.B. in Form eines PDF oder Banners und informieren Sie so Ihre Kunden schnell und unkompliziert.
     

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    paper_clip_config_256

    strich

    4-Augen-Prinzip

    treeMailS gibt Ihnen die Möglichkeit bestimmten Personenkreisen unterschiedliche Berechtigungsstufenim Rahmen des E-Mailversands zuzuordnen. Dadurch können z.B. bestimmte Personen -neben der optionalen Variante- gezwungen werden, jede extern versendete E-Mail für einen Kunden, Lieferanten bzw. Behörden bei einem Vorgesetzten zur Genehmigung (4-Augen-Prinzip) vorlegen zu lassen, bevor diese versendet wird.

    Der weitgehend automatisierte Workflow sorgt dafür, dass
    Mitarbeiter und Vorgesetzte nicht mit zusätzlicher Arbeit belastet werden.

    Fazit: Elektronische Post birgt Risiken in sich, wenn bestimmte Regeln außer acht gelassen werden. 
     

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    meeting_ok_256

    strich

    E-Mail-Archivierung

    treeMailS bietet optional eine Schnittstelle zur vorgangsbezogenen Archivierung von ausgehenden E-Mails an. Dazu muss der Anwender nach Ausführen der Aktion „Senden“ im Rahmen einer Dialogsteuerung die E-Mail entsprechend Verschlagworten. Anschließend wird diese E-Mail in einer Lotus Notes basierenden Archivdatenbank übertragen. Die Archivierung erfolgt im „Arbeitsfluss“ und dem Anwender werden nur zentral verwaltete Archivstrukturen Verschlagwortung und zur Ablage angeboten.

     

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    cabinet_256

    strich

     

    Log-Management/E-Mail-Logging


    Die treeMailS-Logdatenbank dient zur Protokollierung aller extern ausgehenden E-Mails. Dabei werden neben dem Absender einer E-Mail, der Versendezeitpunkt, der Empfänger, der Genehmiger (falls vorhanden) und die Betreffzeile protokolliert.  In diese Datenbank wird auch das System-Eventlog für die Administration geschrieben. 

    treeMailS erstellt optional für jeden Anwender täglich automatisch ein neues Protokolldokument mit obigen Informationen in der Logdatenbank.
     

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    column_chart_config_256

    strich

    Mail-Frontends 
    Lotus Notes, Mobiles, ERP, CRM, etc.

    treeMailS berücksichtigt den Einsatz unterschiedlicher Mail-Frontends (Full-Client, Mobiles, iNotes, Blackberry, ERP und CRM). 

    Weitere Einsatzszenarien:

    • E-Mails aus Fremdapplikationen (mittels Lotus Notes Benutzer-ID bzw. SMTP-Adresse), die den Lotus Domino Mailserver nur zum Nachrichtenaustausch verwenden.
       
    • die volle Funktionalität wird auch beim Arbeiten in Gruppen-Postkörbe zur Verfügung gestellt, treeMailS behandelt diese wie die persönlichen Mailfiles der Anwender. 

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    mobile_device_256

    strich


    Datenimport 
    Betankung und Datenpflege

    Der Abgleich zwischen dem Lotus Domino Adressbuch und der treeMailS-Konfigurationsdatenbank ist vollständig automatisiert, d.h. wenn Personendokumete innerhalb des Lotus Domino Adressbuchs verändert  werden, dann werden diese auch in der treeMailS Konfigurationsdatenbank übernommen
     

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    contacts_256

    strich


    Admin-Portal 
    Rollen und Berechtigungen, Mehrsprachigkeit

    Für die Inbetriebnahme und die Pflege von treeMailS werden umfangreiche Admin-Funktionen zur Verfügung gestellt. Die strukturierte Architektur des Systems ermöglicht es Ihnen, auch bei komplexen Anforderungen, die Übersicht zu behalten. Wesentliche Aufgaben lassen sich vollständig automatisieren und zentralisieren. Mit dem flexiblen Regelwerk und dem Berechtigungssystem von treeMailS ist es Ihnen möglich firmenspezifische Compliance-Richtlinien umzusetzen. treeMailS ist international einsetzbar. Die Übersetzung der treeMailS-spezifischen Textbausteine in die jeweiligen Sprachen ist möglich. 

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    role_config_256

    strich


    Layout-Editor 
    Signatur-Konfigurator

    Sie haben zahlreiche Möglichkeiten Ihre Layouts  im Corporate Design zu gestalten. Da es sich hier um einen Richtext – Konfigurator handelt, steht es Ihnen frei, alle gewünschten Formatierungen vorzunehmen. Zusätzlich dazu, besteht die Möglichkeit das treeMailS – Tagsystem zu nutzen. Mit dessen Hilfe können Sie sich dynamisch die jeweilige Signatur zusammenstellen lassen  (Unterscheidung Intern/Extern, usw.) oder Felder bei bestimmten Konstellationen ein- oder ausblenden.

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    new_mail_config_256

     

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